La «firma» è certamente concetto-chiave della professione del notaio. Non solo nella sua attività, ma anche dal punto di vista simbolico.  La sua digitalizzazione è dunque un argomento di particolare attualità,con importati risvolti pratici – non sempre facili da inquadrare dal punto di vista tecnico e tecnologico.

In retrospettiva, pochi sanno che l’Italia è stata il primo paese «ad avere attribuito piena validità giuridica ai documenti elettronici». Già nel 1997 la legge ha stabilito che atti, dati e documenti elettronici «sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge».

Dal 1997 in avanti, il quadro delle norme è cambiato e si è evoluto: la sua storia è ripercorsa sul sito del Consiglio nazionale del notariato (Cnn), dove trovate anche i riferimenti legislativi.

I notai e la firma digitale

Semplificando, la firma digitale sostituisce la tradizionale firma “inchiostrata” con cui il notaio e le persone coinvolte nell’atto sottoscrivono un documento. Ci sono tipi diversi di firme elettroniche, e la loro validità giuridica è indicata nel Codice dell’amministrazione digitale. Il quadro è piuttosto intricato, ma in sostanza la validità dipende da come sono rilasciate le firme e dai controlli fatti nei confronti dei certificatori che le rilasciano.

Per ciò che riguarda i notai italiani, Il Consiglio nazionale del notariato(Cnn) è esso stesso certificatore della firma digitale. È stato il primo ordine professionale ad assumere questo ruolo nel 2002. Ruolo che consente al Cnn sia «di garantire che il documento abbia l’efficacia privilegiata prevista per i documenti provenienti da una pubblica autorità», sia di assumersi la responsabilità sulla provenienza dei documenti e sul loro contenuto – caratteristiche che caratterizzano da sempre il documento del notaio.
Sempre sul sito del notariato, potete leggere la sua cronostoria informatica.

La firma per i cittadini

La firma dà vantaggi sotto diversi punti di vista.

• Riduce le distanze. Con la firma digitale è più semplice sottoscrivere un documento a distanza, ciascuno con il proprio notaio, e scambiarselo in pochi secondi.
• Migliora la conservazione. Grazie ai sistemi informatici e alla loro configurazione sicura non solo si risparmia carta e spazio, ma si possono limitare i rischi di danneggiamento o distruzione a cui vanno incontro i tradizionali documenti cartacei.
• Migliora l’archiviazione. Un documento elettronico e is uoi contenuti sono più semplici da archiviare, cercare, mettere in relazione con altri documenti.

Volete approfondire l’argomento dal punto di vista pratico?

In questa video-guida abbiamo visto come aprire un documento con firma digitale su Windows, e qui su Mac. In questo articolo abbiamo invece spiegato come verificare una firma direttamente sul sito del notariato.