Esistono due autentiche di firma: quella del notaio e quella che di solito si fa in municipio (amministrativa). Mentre quella notarile, come suggerisce il nome, è specifica del ruolo del notaio, quella amministrativa può essere responsabilità di figure diverse: cancelliere, segretario comunale, un dipendente incaricato di ricevere i documenti.

A cosa serve l’autentica della firma?

In sintesi, l’autentica serve a provare che una persona ha firmato in presenza di un pubblico ufficiale, che a sua volta ne ha verificata l’identità (articolo 2703 del codice civile)

Questo concetto vale sia per l’autentica notarile che per quella amministrativa.
Ciò che cambia, invece, sono le prerogative delle due autentiche.
Fin qui, l’autentica serve infatti a provare la provenienza della firma in sé, non di ciò che è scritto sul documento. Più tecnicamente, «l’autentica di firma non conferisce alcun carattere di autenticità alla sostanza dell’atto, ma fa prova, fino a querela di falso, della sua provenienza» (articolo 2702).

Autentica notarile e autentica amministrativa: differenze

Riassumendo, ecco le differenze sostanziali.

Autentica amministrativa

• È fatta da pubblici ufficiali diversi: notaio, cancelliere, segretario comunale, …
• serve a provare l’autenticità della sola firma.

In questo caso, infatti, è la firma a essere verificata, mentre le informazioni dei documenti firmati provengono da altri atti già documentati. Su queste informazioni, l’autentica non ha efficacia.

Autentica notarile

• È fatta dal notaio
• può essere fatta solo a favore di cittadini italiani
• serve sia a provare l’autenticità della firma, sia a controllare che il contenuto dell’atto rispetta la legge, l’ordine pubblico e al buon costume
• le sue modalità si applicano anche all’autentica notarile consolare.

Insomma: nel primo caso è verificata solo il fatto che davvero una persona abbia firmato di suo pugno un documento. Nel secondo, oltre alla provenienza del documento è verificato anche il suo contenuto.

Quando serve l’autentica amministrativa

I cittadini italiani o dell’Unione Europea e gli stranieri che soggiornano regolarmente in Italia soggiornanti in Italia, non hanno più bisogno di autenticare la firma per presentare domande o dichiarazioni alla pubblica amministrazione o ai gestori di pubblici servizi (D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445). In questi casi basta allegare un documento di identità.

L’autentica è invece necessaria

• in caso di un’istanza presentata a privati
• per ricevere somme economiche da parte di terzi (per esempio in caso di deleghe per ritiro di pensioni, passaggi di proprietà di veicoli, apertura di un conto in banca, …)
• per gli stranieri senza un permesso di soggiorno regolare e non cittadini dell’Unione Europea.

L’autentica notarile

L’autentica del notaio serve invece, come abbiamo visto, quando oltre alla firma bisogna verificare anche le informazioni contenute dal documento.

Autenticazione di fotografia

È l’attestazione che un’immagine fotografica corrisponde alla persona.
Per ottenerla ci si deve presentare all’ufficio consolare con un documento di riconoscimento e lal fotografia da autenticare. Si dovrà poi pagare i diritti stabiliti dalla tariffa consolare in corso.

Una nota: dal 2012 questo servizio è stato limitato in Austria, Belgio, Francia, Germania e Lettonia (art. 28 del D. Lgs. 71/2011 ). La limitazione è dovuta a convenzioni bilaterali o multilaterali, e sul fatto che i notariati di questi paesi hanno aderito all’Unione Internazionale del Notariato (U.I.N.L.): fatto che garantisce la presenza di adeguati servizi notarili sul posto.